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Las empresas necesitan agilizar los procesos de firmas para ahorrar recursos y tiempo

Las empresas necesitan agilizar los procesos de firmas para ahorrar recursos y tiempoDado el gran volumen de documentos que se manejan en la empresa y que es necesario firmar, cada vez se hace más imprescindible contar con mecanismos que agilicen los procesos de firma, por lo que disponer de una herramienta personalizable, que se adapte a las necesidades de cada compañía, es esencial. Por supuesto, tampoco hay que olvidar la protección tanto de la gestión como de los propios datos almacenados en esos archivos.

Hablamos de soluciones que permiten a las compañías ahorrar recursos y tiempo en acciones que de otra manera provocarían una inmensa pérdida de tiempo en los procesos internos, así como una falta de control sobre lo que hay y lo que se firma. Sobre todo, en aquellos casos en los que es habitual la firma de contratos, aprobaciones, visados o cualquier otro tipo de documento.

Estos gestores de expedientes disponen de la capacidad de crear flujos de trabajo para facilitar el movimiento de la información entre las personas de la organización y los colaboradores de la misma, de manera que envía notificaciones a los usuarios para avisarles de que tienen documentos que deben firmar o revisar.

Asimismo, apuesta por la seguridad ofreciendo un espacio personal para que cada usuario pueda acceder a sus documentos exclusivamente. En este punto, es conveniente que cuenten con un sistema de notificaciones personalizable por cada uno de ellos, pudiendo definir qué eventos generan una notificación mediante el envío de un correo electrónico, y ofrezcan la posibilidad de especificar un grafo de firma para que se muestre en el documento firmado.

Factum cuenta en su portfolio con una solución de firma digital innovadora, flexible y robusta que cumple todas estas características, una aplicación web y móvil donde los usuarios reciben todos los documentos pendientes de firmar de forma ágil y segura y que cuenta con un funcionamiento similar al de un buzón de correo electrónico. Se trata de SignBox, que permite la gestión por roles, asignando así a cada usuario los permisos necesarios para las acciones que necesite realizar dentro de la aplicación: crear solicitudes, firmar, revisar, delegar, crear flujos, uso de flujos, administrar, etc.

Una solución que permite tanto la firma electrónica, utilizando certificados electrónicos, como la firma biométrica de los documentos desde dispositivos que posibiliten la captura de los datos biométricos necesarios. Además, se integra de forma nativa con SealSign, el motor de firma electrónica y biométrica de Telefónica, lo que ofrece la posibilidad de añadir las funcionalidades tanto de custodia y gestión de los certificados digitales de forma centralizada como de archivado longevo de documentos electrónicos.

En definitiva, una solución que permite a las empresas ahorrar tiempo y costes logísticos, ya que le permite destinar recursos a actividades que suponen un valor añadido para su actividad.